Solutions de gestion des factures Chorus Pro & Clients

Les formats pris en charge sont indiqués dans les spécifications externes. Les deux formats XML internationaux (UBL, CII) sont pris en compte. CP offre également des formats mixtes c’est à dire de type « PDF » mais avec les principales données au format structuré XML.

D’autres formats pourront être pris en charge par CPP sous réserve de leur référencement par le Comité Européen de Normalisation, c’est à dire de leur conformité au MUG (Message User Guidelines) européen, dans le cadre des travaux actuellement en cours sur le modèle sémantique européen .

Il convient de noter que si le fournisseur externalise la dématérialisation fiscale auprès d’un opérateur de dématérialisation raccordé à Chorus factures ou devant se raccorder à CP, les formats d’échange entre le fournisseur et son opérateur de dématérialisation sont librement définis entre le fournisseur et son opérateur.

Dans ce cas de figure, le fournisseur signe un mandat de facturation afin d’autoriser l’opérateur de dématérialisation à produire les factures originales électroniques et à les transmettre à CP, au nom et pour le compte du fournisseur.

CP permet de transmettre des factures par lot :

• Dans le cas d’un raccordement en EDI, plusieurs factures peuvent être regroupées au sein d’un même fichier XML ; ces fichiers sont envoyés automatiquement au fil de l’eau par la plateforme de l’émetteur (le plus fréquemment via des scripts ou des batchs programmés).
• Dans le cas d’un raccordement en mode portail, un dépôt en masse correspondant à un ensemble de factures regroupées dans un fichier XML est proposé par la solution CPP. Ce dépôt est effectué manuellement par l’utilisateur.

Les factures au format PDF, peuvent être transmises par l’un des modes de transmission suivants :

• Le dépôt unitaire d’une facture PDF sur le portail CPP : Vous pouvez charger vos factures et bénéficier d’une reconnaissance optique des caractères transmis dans votre facture, avant validation. Il est à noter que le fichier PDF doit être un fichier PDF natif et non un PDF image.
• Le dépôt en masse ou la transmission en mode connecté (EDI) d’un ensemble de factures PDF regroupées à l’intérieur d’un fichier XML, à condition qu’elles soient accompagnées des principales données sous forme structurée XML :
  • facture mixte au format XML comportant le lot minimal de données ainsi que la pièce jointe attachée
  • ou format PDF/A3 avec données XML incluses dans le fichier PDF

Pour les factures transmises au secteur public, la transmission directe d’une facture PDF sous forme de pièce jointe à un e-mail n’est pas autorisée.

Oui, la dématérialisation des factures peut entrainer un changement dans le nombre de factures émises par le fournisseur à destination de ses clients, si le fournisseur pratiquait le regroupement de contrats ou de commandes sur une même facture et que le numéro d’engagement (n° de commande) est exigé sur la facture.
En effet une facture ne peut référencer qu’un seul numéro d’engagement (n° de commande).
Le regroupement de commandes perd de son intérêt dans le cadre de la dématérialisation, l’objectif étant notamment, pour le destinataire, de rapprocher automatiquement la facture de la commande, et de faciliter la liquidation ou le mandatement en automatisant le renseignement des principaux champs dans le SI du destinataire.

L’engagement est « l’acte juridique par lequel une personne morale crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense ». Concrètement, Il se matérialise sous la forme d’un marché ou d’un bon de commande

La référence de l’engagement doit obligatoirement figurer sur les factures à destination des services de l’Etat.

En revanche, les autres entités du secteur public local sont libres de déterminer si la référence à l’engagement est obligatoire ou non sur les factures qui leur sont destinées.

Il est donc primordial d’interroger l’annuaire de la solution CP pour savoir si une référence à l’engagement est obligatoire ou non pour les structures vers lesquelles le fournisseur souhaite envoyer sa facture. Le risque est le rejet de la facture par CP pour absence d’une information obligatoire.

Le code service est le code d’un service habilité à traiter les factures pour un périmètre donné, au sein de la structure du récepteur.

Le code service doit obligatoirement figurer sur les factures à destination des services de l’Etat.
En revanche, les autres entités du secteur public local sont libres de déterminer si le code service est obligatoire ou non sur les factures qui leur sont destinées.

Il est donc primordial d’interroger l’annuaire de la solution CP pour savoir si la présence du code service sur la facture est obligatoire ou non pour les structures vers lesquelles le fournisseur souhaite envoyer sa facture. Le risque est le rejet de la facture par CP pour absence d’une information obligatoire.

L’ensemble des fonctionnalités disponibles sur le portail CP sera également disponible en mode « service » sous forme d’API (Application Programming Interface) exposées sur la plateforme CP.

Les fournisseurs ou leurs opérateurs de dématérialisation peuvent implémenter ces APIs. Ils bénéficient ainsi directement des fonctionnalités de la solution depuis leurs outils informatiques habituels.

Le mode « services » a surtout pour vocation de permettre aux portails existants, notamment aux portails des opérateurs de dématérialisation, d’implémenter les fonctions de CP. Ainsi, le fournisseur, utilisateur d’un portail tiers existant ayant implémenté ces APIs, peut bénéficier à travers ce portail des fonctionnalités mises en œuvre dans CP.

L’utilisation des APIs par le SI du fournisseur (ou opérateur) nécessite la création préalable d’un compte utilisateur technique sur CP. L’authentification du fournisseur, consommateur des API, repose sur un échange mutuel de certificats entre la plateforme du fournisseur et la plateforme CP.

Même en EDI, et qu’ils transmettent leurs factures directement à CP ou bien à leur opérateur de dématérialisation, les fournisseurs peuvent avoir intérêt à implémenter certaines API pour interroger l’annuaire et les référentiels afin notamment :
– d’identifier si le client est concerné ou non par l’obligation réglementaire ;

– d’interroger les référentiels permettant de disposer de la liste des valeurs possibles pour une balise donnée ;

– de savoir si la référence à l’engagement et/ou le code service sont obligatoires ou non.

La solution CPP met à disposition des fournisseurs un annuaire des clients publics, mis à jour automatiquement. Cet annuaire est disponible en mode portail et en mode service via des API.

L’annuaire permet aux émetteurs de factures de déterminer, à partir d’un identifiant SIRET, si le destinataire relève de la solution CPP, et d’obtenir des informations complémentaires telles que :

• La raison sociale et les coordonnées du destinataire,
• Le caractère obligatoire du code service sur chaque facture, et/ou de la référence de la commande sur chaque facture (selon les paramétrages du compte du destinataire) afin de déterminer quelles informations mentionner sur la facture,
• La liste des codes services,
• Les statuts envoyés dans le cadre du cycle de vie (selon les paramétrages du compte du destinataire) afin d’identifier quels statuts le destinataire est susceptible de ne pas renvoyer.

Oui il est tout à fait possible pour un fournisseur de combiner plusieurs modes de transmission des factures (par exemple : EDI et, occasionnellement, dépôt d’une facture PDF sur le portail).
Il faut en revanche respecter la règle d’un seul mode par facture.

Le flux pivot résulte des traitements effectués par la solution CP, sur les différents flux émis par les fournisseurs. De ce fait, le flux pivot est le format de référence des données véhiculant les informations nécessaires et suffisantes à l’intégration des factures dans les différents S.I. de gestion de la Sphère Publique.
Il contient les données permettant la création d’un mandat ou d’une demande de paiement, la facture sous forme de pièce jointe ainsi que, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires transmises.

La solution CP permet de suivre l’avancement du traitement des factures.
Il existe plusieurs statuts des factures émises disponibles selon le cas métier et le destinataire de la facture (voir FAQ & réponse suivante).

Pour une facture donnée, différents statuts peuvent être communiqués par CP au fournisseur, accessibles en mode API, en mode EDI ou en mode Portail.

Les statuts sont les suivants (en gras, les statuts obligatoires) :

• Déposée : La facture a été déposée par le fournisseur (en mode EDI, API ou Portail) et est conforme aux contrôles effectués par CP
• En cours d’acheminement : La facture, reçue par CP, a été envoyée vers le destinataire final, mais n’est pas encore acquittée
• Mise à disposition du destinataire :
  • Mode EDI : le destinataire final a reçu le flux contenant les données de la facture.
  • Mode Portail : le destinataire est notifié par mail de la mise à disposition de la facture sur son espace.

 

• A recycler : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture pour erreur dans les données d’acheminement

• Rejetée : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex: erreur de destinataire, données de facturation erronées, etc.)

• Suspendue : Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes.
• Mandatée : Mandatement du montant de la facture
• Mise à disposition du comptable : Le mandat ou la demande de paiement a été mis à disposition du service comptable pour traitement.
• Comptabilisée : le comptable à comptabilisé la dépense
• Mise en paiement : une demande de virement a été effectuée auprès de la Banque de France

Certains statuts liés au processus de validation des factures au sein de CP (sous traitance, co traitance,…) sont également mis à disposition des fournisseurs.

Le portail est accessible sur le réseau Internet, depuis un ordinateur, tablette ou smartphone, et il est compatible avec tous les OS Windows (Windows 2000/XP/VISTA/7), Mac OS (Apple MacOS X 10.3 et supérieur) et Linux ainsi qu’avec tout type de navigateur standard (IE6 et supérieur, Firefox 2 et supérieur, Safari 3 et supérieur, Chrome 3 et supérieur).