Portail chorus Pro

Guide Pratique

ETI fournisseur de l’état ou d’une entité  publique : Etes-vous prêts ? En Janvier 2018 : vous DEVREZ déposer vos factures sur le portail Chorus Pro Découvrez tout sur la facturation vers le portail Chorus Pro dans notre Guide
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Use it Factures Chorus, LA solution de gestion des factures Chorus Pro

Solution automatisant la réception ou l’émission. Gagnez du temps + Réduisez vos coûts + Accélérez vos encaissements
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Une solution simple

pour optimiser vos processus de facturation.
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Démo&Devis

Pour quoi, pour qui, comment ?

les Factures Chorus Pro

Depuis 2012, l’Etat est dans l’obligation de recevoir toutes les factures de ses fournisseurs par voie électronique Les émetteurs de factures dématérialisées (appelés Fournisseurs) à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs (appelés Collectivités), doivent ou devront suivre un calendrier progressif obligatoire  (depuis janvier 2017, voir détails ci-desous), pour émettre leurs factures via le portail Chorus Pro. Pour répondre à ce besoin, le portail Factures Chorus Pro a été mis en place.
N

01/01/2017

Fait ? Grandes Entreprises dont toutes leurs filiales et entités
(+5.000 salariés au total)

Δ 01/01/2018 Δ

Entreprises taille intermédiaire
(250 à 5.000 salariés)

Δ 01/01/2019 Δ

Petites & Moyennes Entreprises
(10 à 250 salariés)

01/01/2020

Micro-Entreprises
(-10 salariés)
s

Obligations & Echéances

Depuis le 1er janvier 2017 : Toute structure publique est dans l’obligation  d’émettre et de réceptionner ses factures par voie électronique via la solution Chorus Pro. Ce portail est le point d’entrée unique et gratuit, permettant de répondre à ces besoins. Selon un calendrier défini, les « Fournisseurs » de l’Etat, des collectivités et des établissements publics, devront émettre leurs factures dématérialisées via le portail Factures Chorus Pro. C’est déjà le cas depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (+5.000 salariés) dont leurs filiales pour l’émission de leurs factures vers les entités publiques.
A partir de janvier 2018, ce seront les ETI (Entreprises de taille intermédiaire de 250 à 5.000 salariés) qui seront dans l’obligation de déposer leurs factures pour les entités publiques sur le portail Chorus Pro.
 
Une plateforme d’échange unique présente donc des avantages en termes de sécurité et de simplicité dans les échanges. Ce « point d’accès unique » traduit la volonté des pouvoirs publics de décloisonner les administrations, et de changer la perception de complexité et d’archaïsme que peuvent déplorer certains acteurs économiques dans leurs échanges avec l’ensemble de la sphère publique.
Le développement et la mise en service de CP 2017 sont coordonnés par l’ aife factures choruus Le service est accessible depuis Internet et mis gratuitement à disposition des fournisseurs et des entités publiques. Les échanges entre les fournisseurs et les entités publiques se font sur la base d’un format dit « Pivot », qui facilite les échanges et intégrations dans les Systèmes d’Information (SI) des entités publiques.

Factures Chorus en Réception et en Emission Tendances, Législations et Solutions

Pour les entités publiques, les bailleurs sociaux, les grandes entreprises privées, ETI ou PME… tout savoir !
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Vidéo de présentation de Chorus Pro : entités concernées, grands principes de fonctionnement & bénéfices attendus !

Choisissez VOTRE format d’échange

Liberté de choix du format d’échange des Factures Chorus Pro

Le Fournisseur choisit son mode d'émission et son format

  • Mode Portail : Dépôt d’un PDF (signé, non signé ou mixte) ou d’un fichier XML, ou bien saisie des données directement dans un formulaire via le portail Factures Chorus Pro.
  • Mode EDI : Emission des factures au format structuré ou mixte (obligation de raccordement via un Tiers de Télétransmission).
  • Mode API ou mode Service : Mise à disposition d’un ensemble de services interrogés à partir du Système d’Information et connectés à Factures Chorus Pro.

L'Entité Publique choisit son mode de réception

  • Mode Portail : Consultation, téléchargement de factures et pièces jointes. Réception d’une notification de mise à disposition de factures.
  • Mode EDI : Réception des factures et suivi dans le système d’information (obligation de raccordement via un Tiers de Télétransmission)
  • Mode API ou mode Service :  Mise à disposition d’un ensemble de services interrogés à partir du Système d’Information et connectés à Chorus Pro.

Chorus Pro facilite le traitement des factures en proposant un flux pivot unique

Le flux pivot est identique quel que soit l’émetteur, le format de transmission et le destinataire. Ce flux contient les données permettant la création d’une demande de paiement, la facture sous forme de pièce jointe, ainsi que, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires.

Des contrôles assurés par Chorus Pro, portail National

Contrôle Factures Chorus

Factures Chorus Pro en Réception et en Emission Tendances, Législations et Solutions

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Quels gains attendus ?

  • Gains financiers : diminution progressive de la charge associée au traitement des factures
  • Gains de productivité : diminution du temps de traitement par facture
  • Gain de temps : diminution du délai de transmission des factures entre les services compétents
  • Gain environnemental : réduction de l’empreinte carbone
  • Gains de sécurité : grâce à la fonctionnalité d’archivage, à l’architecture des systèmes d’informations déployés et à un suivi normé de la facture
Visitez le site de l'AIFE
Factures Chorus AIFE
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Traçabilité

Suivi, Traçage et Journalisation de l’ensemble des flux de factures et de toutes les pièces échangées. Restez serein avec un suivi automatisé de vos factures !

Centralisation

Un véritable orchestrateur de tous les flux pour une vision unifiée et centralisée des échanges de factures. Mutualisez le traitement de toutes vos factures avec un point d’accès unique.
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Intégration

Récupération, transformation et validation de toutes les données factures des ERP, gestions comptables et applicatifs. Facilitez vos procédures avec une connexion intégrée des factures Chorus Pro.

Factures Chorus en Réception et en Emission Tendances, Législations et Solutions

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Quelles solutions proposées ?

Les échanges entre les fournisseurs et les entités publiques se font sur la base d’un format dit « Pivot », qui facilite le traitement de la facture, en proposant un flux pivot unique.

A partir des données reçues du fournisseur, CP 2017 génère systématiquement un « flux pivot », au contenu identique quels que soient l’émetteur, le format de transmission et le destinataire.

Le flux pivot repose sur la structuration syntaxique du protocole d’échange standard (PES facture) déjà utilisé par les collectivités pour leurs échanges de pièces comptables avec la DGFiP.

3 modalités d'échanges... au choix !

 

Mode Portail

L’accès en mode portail est toujours disponible, quelle que soit la fonctionnalité utilisée et même si un autre mode d’accès a été choisi. Il nécessite uniquement d’avoir un compte utilisateur actif sur Chorus Pro.

Le mode portail est accessible aux fournisseurs et aux services de l’Etat par Internet, en se connectant à l’URL :

Mode Service (API)

L’API (Application Programming Interface) de Chorus Pro met à disposition un ensemble de services qui peuvent être interrogés à partir d’un Système d’Information (SI) externe et connecté à Chorus Pro.

Le socle logiciel de la solution proposée par Prologue Numérique, a été retenu par la DGFIP (AIFE) pour faire partie des 16 pilotes en France (en mode API).

Mode EDI

L’EDI (Échange de Données Informatisé) remplace les échanges physiques de documents (commandes, factures, bons de livraison,…) par des échanges aux formats standardisés.

L’accès en mode EDI implique des travaux de raccordement préalables, directement entre le système d’information de l’entité privée et Chorus Pro, via un opérateur Tiers De Télétransmission (TDT).

Avantages & Points d’Attention de chaque mode :

 
 
 
Mode Portail

⊕ Aucune démarche à mettre en oeuvre pour échanger les factures dématérialisées

⊕ Réception d’un courriel de notification de disponibilité d’une nouvelle facture

Les Points d'Attention...

– Dépôt et Récupération « manuelle » des factures via le portail internet
Solution préconisée pour de trés faibles volumétries

Mode Service

⊕ Emission et réception des factures entièrement automatisées et intégrées au système d’information de l’organisation (Erp, GF, gestion locative, gestions comptables…)

⊕ Aucune intervention manuelle (évite erreurs et perte de temps)

⊕ Factures reçues au format normalisé (et évolutif selon les futures normes à venir)

⊕ Choix de la fréquence d’émission et de réception

⊕ Pas d’homologation nécessaire (contrairement au mode EDI)

⊕ Simple à implémenter et à mettre en oeuvre (soit via un intermédiaire spécialisé :éditeur de solutions de dématérialisation ou en interne)

⊕ Réception immédiate (synchrone)

Les Points d'Attention...

– Demande de raccordement en mode service – Développements API nécessaires (via un éditeur informatique ou en interne)

» Intégration vers les outils de gestion documentaire  : OCR/LAD/RAD, Archivage à valeur probatoire, signature électronique, workflow…

Solution fonctionnelle, simple à mettre en œuvre, privilégiée par la plupart des acteurs impliqués dans les échanges électroniques.


Mode EDI

⊕ Emission et réception des factures automatisées et intégrées au système d’information de l’organisation (Erp, GF, gestion locative, gestions comptables…)

⊕ Aucune intervention manuelle (évite erreurs et perte de temps)

⊕ Factures reçues au format normalisé (et évolutif selon les futures normes à venir)

⊕ Choix de la fréquence d’émission et de réception

Les Points d'Attention...

– Contrat avec un TdT obligatoire – Emission & Réception différées (asynchrone) – Pas d’accès aux fonctionnalités d’assistance et de gestion des structures / utilisateurs 
Solution fonctionnelle et intégrable dans un système EDI déjà existant via un TdT (Tiers de Télétransmission)

Quelle solution adopter ?

L’émetteur de la facture (le fournisseur ou l’entité publique) et le destinataire de la facture (l’entité publique) choisissent, en totale indépendance l’un de l’autre, les modalités d’émission ou de réception des factures qui conviennent à chacun d’entre eux.


Centralisation avec un outil unique

Z

Authenticité & parapheur électronique

Factures Chorus Pro CP 2017

Module de gestion des factures Chorus Pro

  • Indispensable pour les entreprises privées qui doivent déjà émettre leurs factures vers Chorus Pro (selon calendrier défini)
  • Pour les Collectivités Locales, établissements et organisations publics qui doivent émettre et réceptionner les factures via le portail Chorus Pro
  • Un outil unique pour traiter tous les flux entrants ou sortants : papier (LAD/RAD), EDI, XML, PDF signé ou non, API Chorus Pro, formulaire…

Visitez la page dédiée

Tous les détails sur le site de Prologue Numérique

Découvrez ici Use it Chorus

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Traçabilité & Journalisation

Disponibilité

Factures Chorus en Réception et en Emission Tendances, Législations et Solutions

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FAQs

Les questions les plus fréquentes sur Chorus Pro… Les réponses

Quels sont les formats pris en charge par la solution ?
Les formats pris en charge sont indiqués dans les spécifications externes. Les deux formats XML internationaux (UBL, CII) sont pris en compte. CP offre également des formats mixtes c’est à dire de type « PDF » mais avec les principales données au format structuré XML. D’autres formats pourront être pris en charge par CPP sous réserve de leur référencement par le Comité Européen de Normalisation, c’est à dire de leur conformité au MUG (Message User Guidelines) européen, dans le cadre des travaux actuellement en cours sur le modèle sémantique européen . Il convient de noter que si le fournisseur externalise la dématérialisation fiscale auprès d’un opérateur de dématérialisation raccordé à Chorus factures ou devant se raccorder à CP, les formats d’échange entre le fournisseur et son opérateur de dématérialisation sont librement définis entre le fournisseur et son opérateur. Dans ce cas de figure, le fournisseur signe un mandat de facturation afin d’autoriser l’opérateur de dématérialisation à produire les factures originales électroniques et à les transmettre à CP, au nom et pour le compte du fournisseur.

La solution CP permet-elle de transmettre des factures par lot ?
CP permet de transmettre des factures par lot :
  • Dans le cas d’un raccordement en EDI, plusieurs factures peuvent être regroupées au sein d’un même fichier XML ; ces fichiers sont envoyés automatiquement au fil de l’eau par la plateforme de l’émetteur (le plus fréquemment via des scripts ou des batchs programmés).
  • Dans le cas d’un raccordement en mode portail, un dépôt en masse correspondant à un ensemble de factures regroupées dans un fichier XML est proposé par la solution CPP. Ce dépôt est effectué manuellement par l’utilisateur.

Est-il possible de transmettre directement des factures PDF ?
Les factures au format PDF, peuvent être transmises par l’un des modes de transmission suivants :
  • Le dépôt unitaire d’une facture PDF sur le portail CPP : Vous pouvez charger vos factures et bénéficier d’une reconnaissance optique des caractères transmis dans votre facture, avant validation. Il est à noter que le fichier PDF doit être un fichier PDF natif et non un PDF image.
  • Le dépôt en masse ou la transmission en mode connecté (EDI) d’un ensemble de factures PDF regroupées à l’intérieur d’un fichier XML, à condition qu’elles soient accompagnées des principales données sous forme structurée XML :
    • facture mixte au format XML comportant le lot minimal de données ainsi que la pièce jointe attachée
    • ou format PDF/A3 avec données XML incluses dans le fichier PDF
Pour les factures transmises au secteur public, la transmission directe d’une facture PDF sous forme de pièce jointe à un e-mail n’est pas autorisée.

Est-ce que la dématérialisation peut entrainer un changement dans le nombre de factures émises par le fournisseur à destination de son client ?
Oui, la dématérialisation des factures peut entrainer un changement dans le nombre de factures émises par le fournisseur à destination de ses clients, si le fournisseur pratiquait le regroupement de contrats ou de commandes sur une même facture et que le numéro d’engagement (n° de commande) est exigé sur la facture. En effet une facture ne peut référencer qu’un seul numéro d’engagement (n° de commande). Le regroupement de commandes perd de son intérêt dans le cadre de la dématérialisation, l’objectif étant notamment, pour le destinataire, de rapprocher automatiquement la facture de la commande, et de faciliter la liquidation ou le mandatement en automatisant le renseignement des principaux champs dans le SI du destinataire.

Qu’est-ce qu’une référence à l’engagement (appelée « engagement juridique » pour les factures à destination de l’Etat)
L’engagement est « l’acte juridique par lequel une personne morale crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle il résultera une dépense ». Concrètement, Il se matérialise sous la forme d’un marché ou d’un bon de commande La référence de l’engagement doit obligatoirement figurer sur les factures à destination des services de l’Etat. En revanche, les autres entités du secteur public local sont libres de déterminer si la référence à l’engagement est obligatoire ou non sur les factures qui leur sont destinées. Il est donc primordial d’interroger l’annuaire de la solution CP pour savoir si une référence à l’engagement est obligatoire ou non pour les structures vers lesquelles le fournisseur souhaite envoyer sa facture. Le risque est le rejet de la facture par CP pour absence d’une information obligatoire.

Qu’est-ce qu’un code service (appelé « code service exécutant » pour les factures à destination de l’Etat) ?
Le code service est le code d’un service habilité à traiter les factures pour un périmètre donné, au sein de la structure du récepteur. Le code service doit obligatoirement figurer sur les factures à destination des services de l’Etat. En revanche, les autres entités du secteur public local sont libres de déterminer si le code service est obligatoire ou non sur les factures qui leur sont destinées. Il est donc primordial d’interroger l’annuaire de la solution CP pour savoir si la présence du code service sur la facture est obligatoire ou non pour les structures vers lesquelles le fournisseur souhaite envoyer sa facture. Le risque est le rejet de la facture par CP pour absence d’une information obligatoire.

Selon quelles modalités un fournisseur peut avoir recours au mode service ? Comment choisir entre le mode de transmission EDI et mode service (via API) ?
L’ensemble des fonctionnalités disponibles sur le portail CP sera également disponible en mode « service » sous forme d’API (Application Programming Interface) exposées sur la plateforme CP. Les fournisseurs ou leurs opérateurs de dématérialisation peuvent implémenter ces APIs. Ils bénéficient ainsi directement des fonctionnalités de la solution depuis leurs outils informatiques habituels. Le mode « services » a surtout pour vocation de permettre aux portails existants, notamment aux portails des opérateurs de dématérialisation, d’implémenter les fonctions de CP. Ainsi, le fournisseur, utilisateur d’un portail tiers existant ayant implémenté ces APIs, peut bénéficier à travers ce portail des fonctionnalités mises en œuvre dans CP. L’utilisation des APIs par le SI du fournisseur (ou opérateur) nécessite la création préalable d’un compte utilisateur technique sur CP. L’authentification du fournisseur, consommateur des API, repose sur un échange mutuel de certificats entre la plateforme du fournisseur et la plateforme CP. Même en EDI, et qu’ils transmettent leurs factures directement à CP ou bien à leur opérateur de dématérialisation, les fournisseurs peuvent avoir intérêt à implémenter certaines API pour interroger l’annuaire et les référentiels afin notamment : – d’identifier si le client est concerné ou non par l’obligation réglementaire ; – d’interroger les référentiels permettant de disposer de la liste des valeurs possibles pour une balise donnée ; – de savoir si la référence à l’engagement et/ou le code service sont obligatoires ou non.

Quelles informations puis-je trouver dans l’annuaire de la solution CP 2017 ?
La solution CPP met à disposition des fournisseurs un annuaire des clients publics, mis à jour automatiquement. Cet annuaire est disponible en mode portail et en mode service via des API. L’annuaire permet aux émetteurs de factures de déterminer, à partir d’un identifiant SIRET, si le destinataire relève de la solution CPP, et d’obtenir des informations complémentaires telles que :
  • La raison sociale et les coordonnées du destinataire,
  • Le caractère obligatoire du code service sur chaque facture, et/ou de la référence de la commande sur chaque facture (selon les paramétrages du compte du destinataire) afin de déterminer quelles informations mentionner sur la facture,
  • La liste des codes services,
  • Les statuts envoyés dans le cadre du cycle de vie (selon les paramétrages du compte du destinataire) afin d’identifier quels statuts le destinataire est susceptible de ne pas renvoyer.

Peut-on combiner plusieurs modes de transmissions de factures ?
Oui il est tout à fait possible pour un fournisseur de combiner plusieurs modes de transmission des factures (par exemple : EDI et, occasionnellement, dépôt d’une facture PDF sur le portail). Il faut en revanche respecter la règle d’un seul mode par facture.

Quelle est l’utilité du flux pivot ?
Le flux pivot résulte des traitements effectués par la solution CP, sur les différents flux émis par les fournisseurs. De ce fait, le flux pivot est le format de référence des données véhiculant les informations nécessaires et suffisantes à l’intégration des factures dans les différents S.I. de gestion de la Sphère Publique. Il contient les données permettant la création d’un mandat ou d’une demande de paiement, la facture sous forme de pièce jointe ainsi que, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires transmises.

La solution CPP permet-elle de suivre l’avancement du paiement des factures ? Est-ce que le statut « Facture payée » est remonté par la solution ?
La solution CP permet de suivre l’avancement du traitement des factures. Il existe plusieurs statuts des factures émises disponibles selon le cas métier et le destinataire de la facture (voir FAQ & réponse suivante).

Quelles sont les statuts remontés par la solution CP2017 ?
Pour une facture donnée, différents statuts peuvent être communiqués par CP au fournisseur, accessibles en mode API, en mode EDI ou en mode Portail. Les statuts sont les suivants (en gras, les statuts obligatoires) :
  • Déposée : La facture a été déposée par le fournisseur (en mode EDI, API ou Portail) et est conforme aux contrôles effectués par CP
  • En cours d’acheminement : La facture, reçue par CP, a été envoyée vers le destinataire final, mais n’est pas encore acquittée
  • Mise à disposition du destinataire :
    • Mode EDI : le destinataire final a reçu le flux contenant les données de la facture.
    • Mode Portail : le destinataire est notifié par mail de la mise à disposition de la facture sur son espace.
 
  • A recycler : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture pour erreur dans les données d’acheminement
• Rejetée : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex: erreur de destinataire, données de facturation erronées, etc.)
  • Suspendue : Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes.
  • Mandatée : Mandatement du montant de la facture
  • Mise à disposition du comptable : Le mandat ou la demande de paiement a été mis à disposition du service comptable pour traitement.
  • Comptabilisée : le comptable à comptabilisé la dépense
  • Mise en paiement : une demande de virement a été effectuée auprès de la Banque de France
Certains statuts liés au processus de validation des factures au sein de CP (sous traitance, co traitance,…) sont également mis à disposition des fournisseurs.

Le portail de la solution CCP est-il compatible avec différents navigateurs (IE, Firefox, Chrome) et différents systèmes d'exploitation (Apple, Windows, Linux) ?
Le portail est accessible sur le réseau Internet, depuis un ordinateur, tablette ou smartphone, et il est compatible avec tous les OS Windows (Windows 2000/XP/VISTA/7), Mac OS (Apple MacOS X 10.3 et supérieur) et Linux ainsi qu’avec tout type de navigateur standard (IE6 et supérieur, Firefox 2 et supérieur, Safari 3 et supérieur, Chrome 3 et supérieur).

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