Factures à déposer sur le portail Chorus Pro ? A chaque facture, sa solution !
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Posez-nous toutes vos questions sur le sujet Chorus Pro, nous sommes experts en la matière et saurons trouver non pas une solution mais LA solution à vos besoins !
Pour quoi, pour qui, comment ?
les Factures Chorus Pro
Depuis 2012, l’Etat est dans l’obligation de recevoir toutes les factures de ses fournisseurs par voie électronique Les émetteurs de factures dématérialisées (appelés Fournisseurs) à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs (appelés Collectivités), doivent ou devront suivre un calendrier progressif obligatoire (depuis janvier 2017, voir détails ci-desous), pour émettre leurs factures via le portail Chorus Pro. Pour répondre à ce besoin, le portail Factures Chorus Pro a été mis en place.
01/01/2017
dont toutes leurs filiales et entités
(+5.000 salariés au total)
01/01/2018
(250 à 5.000 salariés)
Δ 01/01/2019 Δ
(10 à 250 salariés)
Obligations & Echéances
Ce portail est le point d’entrée unique et gratuit, permettant de répondre à ces besoins.
Selon un calendrier défini, les « Fournisseurs » de l’Etat, des collectivités et des établissements publics, devront émettre leurs factures dématérialisées via le portail Factures Chorus Pro.
C’est déjà le cas depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (+5.000 salariés) dont leurs filiales pour l’émission de leurs factures vers les entités publiques.
Factures Chorus en Réception et en Emission
Tendances, Législations et Solutions
Pour les entités publiques, les bailleurs sociaux, les grandes entreprises privées, ETI ou PME… tout savoir !
Choisissez VOTRE format d’échange
Liberté de choix du format d’échange des Factures Chorus Pro
Le Fournisseur choisit son mode d'émission et son format
- Mode Portail : Dépôt d’un PDF (signé, non signé ou mixte) ou d’un fichier XML, ou bien saisie des données directement dans un formulaire via le portail Factures Chorus Pro.
- Mode API ou mode Service : Mise à disposition d’un ensemble de services interrogés à partir du Système d’Information et connectés à Factures Chorus Pro.
L'Entité Publique choisit son mode de réception
- Mode Portail : Consultation, téléchargement de factures et pièces jointes. Réception d’une notification de mise à disposition de factures.
- Mode API ou mode Service : Mise à disposition d’un ensemble de services interrogés à partir du Système d’Information et connectés à Chorus Pro.
Découvrez nos solutions :
Factures Chorus Pro en Réception et en Emission
Tendances, Législations et Solutions
Pour les entités publiques, les bailleurs sociaux, les grandes entreprises privées, ETI ou PME… tout savoir !
Quels gains attendus ?
- Gains financiers : diminution progressive de la charge associée au traitement des factures
- Gains de productivité : diminution du temps de traitement par facture
- Gain de temps : diminution du délai de transmission des factures entre les services compétents
- Gain environnemental : réduction de l’empreinte carbone
- Gains de sécurité : grâce à la fonctionnalité d’archivage, à l’architecture des systèmes d’informations déployés et à un suivi normé de la facture
Traçabilité
Restez serein avec un suivi automatisé de vos factures !
Centralisation
Mutualisez le traitement de toutes vos factures avec un point d’accès unique.
Intégration
Facilitez vos procédures avec une connexion intégrée des factures Chorus Pro.
Factures Chorus en Réception et en Emission
Tendances, Législations et Solutions
Pour les entités publiques, les bailleurs sociaux ou les entreprises privées… tout savoir !
Quelles solutions proposées ?
Les échanges entre les fournisseurs et les entités publiques se font sur la base d’un format dit « Pivot », qui facilite le traitement de la facture, en proposant un flux pivot unique.
2 modalités d'échanges... au choix !
Mode Portail
L’accès en mode portail est toujours disponible, 24/7.
Il nécessite uniquement d’avoir un compte utilisateur.
Inscription gratuite. Différentes formules d’envois.
Mode Service (API)
L’API (Application Programming Interface) de Chorus Pro met à disposition un ensemble de services qui peuvent être interrogés à partir d’un Système d’Information (SI) externe et connecté à Chorus Pro.
Le socle logiciel de la solution proposée par Prologue Numérique, a été retenu par la DGFIP (AIFE) pour faire partie des 16 pilotes en France en 2016 (mode API).
Avantages & Points d’Attention de chaque mode :
Mode Portail
⊕ Aucune démarche à mettre en oeuvre pour échanger les factures (après inscription auprès de l’AIFE)
⊕ Inscription, saisie via formulaires pré-remplis et dépôt GRATUITS
⊕ Accusé de Réception d’envoi de la facture en mode automatisé
Les Points d’Attention…
Solution à partir de 1 facture !
Mode Service
⊕ Emission et réception des factures entièrement automatisées et intégrées au système d’information de l’organisation (Erp, GF, gestion locative, gestions comptables…)
⊕ Choix de la fréquence d’émission et de réception
⊕ Simple à implémenter et à mettre en oeuvre (soit via un intermédiaire spécialisé :éditeur de solutions de dématérialisation ou en interne)
⊕ Réception immédiate (synchrone)
Les Points d'Attention...
Solution fonctionnelle, simple à mettre en œuvre, privilégiée par rapport à l’EDI
Quelle solution adopter ?
L’émetteur de la facture (le fournisseur ou l’entité publique) et le destinataire de la facture (l’entité publique) choisissent, en totale indépendance l’un de l’autre, les modalités d’émission ou de réception des factures qui conviennent à chacun d’entre eux.
Centralisation avec un outil unique
Authenticité & parapheur électronique
Portail de gestion des factures Chorus Pro
- Indispensable pour les entreprises privées qui doivent déjà émettre leurs factures vers Chorus Pro (selon calendrier défini)
- Un outil unique pour traiter toutes les factures à déposer : papier (LAD/RAD), EDI, XML, PDF, JSON, saisie manuelle par formulaire…
- A partir de 1 facture jusqu’à illimité !
Traçabilité & Journalisation
Disponibilité
Factures Chorus en Réception et en Emission
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FAQs
Les questions les plus fréquentes sur Chorus Pro… Les réponses
Quels sont les formats pris en charge par la solution ?
D’autres formats pourront être pris en charge par CPP sous réserve de leur référencement par le Comité Européen de Normalisation, c’est à dire de leur conformité au MUG (Message User Guidelines) européen, dans le cadre des travaux actuellement en cours sur le modèle sémantique européen .
Il convient de noter que si le fournisseur externalise la dématérialisation fiscale auprès d’un opérateur de dématérialisation raccordé à Chorus factures ou devant se raccorder à CP, les formats d’échange entre le fournisseur et son opérateur de dématérialisation sont librement définis entre le fournisseur et son opérateur.
Dans ce cas de figure, le fournisseur signe un mandat de facturation afin d’autoriser l’opérateur de dématérialisation à produire les factures originales électroniques et à les transmettre à CP, au nom et pour le compte du fournisseur.
La solution CP permet-elle de transmettre des factures par lot ?
- Dans le cas d’un raccordement en EDI, plusieurs factures peuvent être regroupées au sein d’un même fichier XML ; ces fichiers sont envoyés automatiquement au fil de l’eau par la plateforme de l’émetteur (le plus fréquemment via des scripts ou des batchs programmés).
- Dans le cas d’un raccordement en mode portail, un dépôt en masse correspondant à un ensemble de factures regroupées dans un fichier XML est proposé par la solution CPP. Ce dépôt est effectué manuellement par l’utilisateur.
Est-il possible de transmettre directement des factures PDF ?
- Le dépôt unitaire d’une facture PDF sur le portail CPP : Vous pouvez charger vos factures et bénéficier d’une reconnaissance optique des caractères transmis dans votre facture, avant validation. Il est à noter que le fichier PDF doit être un fichier PDF natif et non un PDF image.
- Le dépôt en masse ou la transmission en mode connecté (EDI) d’un ensemble de factures PDF regroupées à l’intérieur d’un fichier XML, à condition qu’elles soient accompagnées des principales données sous forme structurée XML :
- facture mixte au format XML comportant le lot minimal de données ainsi que la pièce jointe attachée
- ou format PDF/A3 avec données XML incluses dans le fichier PDF
Pour les factures transmises au secteur public, la transmission directe d’une facture PDF sous forme de pièce jointe à un e-mail n’est pas autorisée.
Est-ce que la dématérialisation peut entrainer un changement dans le nombre de factures émises par le fournisseur à destination de son client ?
En effet une facture ne peut référencer qu’un seul numéro d’engagement (n° de commande).
Le regroupement de commandes perd de son intérêt dans le cadre de la dématérialisation, l’objectif étant notamment, pour le destinataire, de rapprocher automatiquement la facture de la commande, et de faciliter la liquidation ou le mandatement en automatisant le renseignement des principaux champs dans le SI du destinataire.
Qu’est-ce qu’une référence à l’engagement (appelée « engagement juridique » pour les factures à destination de l’Etat)
La référence de l’engagement doit obligatoirement figurer sur les factures à destination des services de l’Etat.
En revanche, les autres entités du secteur public local sont libres de déterminer si la référence à l’engagement est obligatoire ou non sur les factures qui leur sont destinées.
Il est donc primordial d’interroger l’annuaire de la solution CP pour savoir si une référence à l’engagement est obligatoire ou non pour les structures vers lesquelles le fournisseur souhaite envoyer sa facture. Le risque est le rejet de la facture par CP pour absence d’une information obligatoire.
Qu’est-ce qu’un code service (appelé « code service exécutant » pour les factures à destination de l’Etat) ?
Le code service doit obligatoirement figurer sur les factures à destination des services de l’Etat.
En revanche, les autres entités du secteur public local sont libres de déterminer si le code service est obligatoire ou non sur les factures qui leur sont destinées.
Il est donc primordial d’interroger l’annuaire de la solution CP pour savoir si la présence du code service sur la facture est obligatoire ou non pour les structures vers lesquelles le fournisseur souhaite envoyer sa facture. Le risque est le rejet de la facture par CP pour absence d’une information obligatoire.
Selon quelles modalités un fournisseur peut avoir recours au mode service ? Comment choisir entre le mode de transmission EDI et mode service (via API) ?
Les fournisseurs ou leurs opérateurs de dématérialisation peuvent implémenter ces APIs. Ils bénéficient ainsi directement des fonctionnalités de la solution depuis leurs outils informatiques habituels.
Le mode « services » a surtout pour vocation de permettre aux portails existants, notamment aux portails des opérateurs de dématérialisation, d’implémenter les fonctions de CP. Ainsi, le fournisseur, utilisateur d’un portail tiers existant ayant implémenté ces APIs, peut bénéficier à travers ce portail des fonctionnalités mises en œuvre dans CP.
L’utilisation des APIs par le SI du fournisseur (ou opérateur) nécessite la création préalable d’un compte utilisateur technique sur CP. L’authentification du fournisseur, consommateur des API, repose sur un échange mutuel de certificats entre la plateforme du fournisseur et la plateforme CP.
Même en EDI, et qu’ils transmettent leurs factures directement à CP ou bien à leur opérateur de dématérialisation, les fournisseurs peuvent avoir intérêt à implémenter certaines API pour interroger l’annuaire et les référentiels afin notamment :
– d’identifier si le client est concerné ou non par l’obligation réglementaire ;
– d’interroger les référentiels permettant de disposer de la liste des valeurs possibles pour une balise donnée ;
– de savoir si la référence à l’engagement et/ou le code service sont obligatoires ou non.
Quelles informations puis-je trouver dans l’annuaire de la solution CP 2017 ?
L’annuaire permet aux émetteurs de factures de déterminer, à partir d’un identifiant SIRET, si le destinataire relève de la solution CPP, et d’obtenir des informations complémentaires telles que :
- La raison sociale et les coordonnées du destinataire,
- Le caractère obligatoire du code service sur chaque facture, et/ou de la référence de la commande sur chaque facture (selon les paramétrages du compte du destinataire) afin de déterminer quelles informations mentionner sur la facture,
- La liste des codes services,
- Les statuts envoyés dans le cadre du cycle de vie (selon les paramétrages du compte du destinataire) afin d’identifier quels statuts le destinataire est susceptible de ne pas renvoyer.
Peut-on combiner plusieurs modes de transmissions de factures ?
Il faut en revanche respecter la règle d’un seul mode par facture.
Quelle est l’utilité du flux pivot ?
Il contient les données permettant la création d’un mandat ou d’une demande de paiement, la facture sous forme de pièce jointe ainsi que, le cas échéant, les pièces justificatives complémentaires transmises.
La solution CPP permet-elle de suivre l’avancement du paiement des factures ? Est-ce que le statut « Facture payée » est remonté par la solution ?
Il existe plusieurs statuts des factures émises disponibles selon le cas métier et le destinataire de la facture (voir FAQ & réponse suivante).
Quelles sont les statuts remontés par la solution CP2017 ?
Les statuts sont les suivants (en gras, les statuts obligatoires) :
- Déposée : La facture a été déposée par le fournisseur (en mode EDI, API ou Portail) et est conforme aux contrôles effectués par CP
- En cours d’acheminement : La facture, reçue par CP, a été envoyée vers le destinataire final, mais n’est pas encore acquittée
- Mise à disposition du destinataire :
- Mode EDI : le destinataire final a reçu le flux contenant les données de la facture.
- Mode Portail : le destinataire est notifié par mail de la mise à disposition de la facture sur son espace.
- A recycler : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture pour erreur dans les données d’acheminement
• Rejetée : La facture est rejetée par le service destinataire de la facture (ex: erreur de destinataire, données de facturation erronées, etc.)
- Suspendue : Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes.
- Mandatée : Mandatement du montant de la facture
- Mise à disposition du comptable : Le mandat ou la demande de paiement a été mis à disposition du service comptable pour traitement.
- Comptabilisée : le comptable à comptabilisé la dépense
- Mise en paiement : une demande de virement a été effectuée auprès de la Banque de France
Certains statuts liés au processus de validation des factures au sein de CP (sous traitance, co traitance,…) sont également mis à disposition des fournisseurs.
Le portail de la solution CCP est-il compatible avec différents navigateurs (IE, Firefox, Chrome) et différents systèmes d'exploitation (Apple, Windows, Linux) ?
Parlons-en !
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